交通費として経費にできる場合・できない場合【領収書がない場合の対処法】

個人事業主とサラリーマンの交通費の違い

個人事業主とサラリーマンでは交通費の処理が異なります。それぞれのポイントを最初にまとめます。

個人事業主	サラリーマン
取引先や取材先の移動など、事業のための移動費は全額経費計上可能。 経費にするためには、領収書、Suica利用履歴、クレジットカード明細などのエビデンスの取得と保管が必要。 バスの運賃などエビデンスが出ない現金払いの移動は出金伝票を作成する。 プライベートの交通費は経費計上NG。 旅費交通費の勘定科目で仕訳する。 事業主本人は実費精算のみ（旅費規程に基づいた手当支給はNG)。	交通費は会社負担のため、サラリーマンの経費ではなく会社の経費となる。 交通費精算するためには、領収書、Suica利用履歴、クレジットカード明細などのエビデンスの取得と会社への提出が必要。 バスの運賃などエビデンスが出ない現金払いの移動は会社で定められたフォーマットに明細を作成する。 交通費がどれだけかかってもサラリーマンの給与所得には影響しない。 自宅と会社の通勤は通勤手当で支給されることが一般的。 旅費規定に基づいて出張手当などが支給することが可能。

経費にできる交通費、できない交通費

具体例を以下にまとめましたが、経費にできるのは事業に関係がある交通費、経費にできないのはプライベートの交通費です。

個人事業主の場合、車などを事業とプライベートの両方で使っている場合があると思いますが、その場合は家事按分して事業に使った分だけを経費計上します。

経費OKな例	経費NG
電車代 バス代 タクシー代 回数券 定期券 suicaやpasmoなどのICカードチャージ 高速道路・有料道路代 ガソリン代 コインパーキング料金（月極駐車場代などは地代家賃） レンタカー代 航空券代 空港使用料 船賃 宿泊費などは旅費として計上可（勘定科目は旅費交通費） パスポート交付手数料 ビザ取得費 従業員の出張手当（日当）	プライベートの交通費 事業主本人の出張手当（日当）

なお、経費になる場合でも非課税で処理できる限度額が決まっています。限度額は旅費交通費の非課税限度額にまとめています。

旅費交通費ではなく違う勘定科目で処理する経費

交通費であっても以下のような場合は旅費交通費ではなく他の勘定科目で経費計上します。

具体例	勘定科目
事業に使う車の購入代金	車両運搬具
事業用の車のオイル交換やウォッシャー液補充	消耗品費
事業用の車の修理代	修繕費
事業用の車の車検	支払手数料
事業用の車の自動車税	租税公課
接待先への移動のタクシー代など接待に関する交通費	接待交際費
従業員全員といく旅行	福利厚生費
セミナーや懇親会に人を招待するために支払う交通費	広告宣伝費
研修のための移動	研修費

補足

車関連の経費は車両費でまとめて経費計上する場合もあります。

旅行に関しては個人事業主のひとり旅行や事業主と配偶者のふたり旅行は福利厚生費にできません。

交通費を経費にする場合のよくある疑問

領収書が出ない交通費の処理方法

電車やバスなど少額の現金やsuicaなど交通系ICカードで交通費を支払う場合は領収書がないことが一般的です。

個人事業主が経費にする場合は原則として領収書が必要ですが、少額の電車やバスの場合は出金伝票を作成することで領収書の代わりにすることができます。

出金伝票には以下の内容を記載します。

• 日付
• 支払先（利用した交通機関）
• 区間（＋移動の目的）
• 金額

交通系ICカードの仕訳

交通費として経費に計上するタイミングは原則として電車やバスなどを利用したタイミングであるため、suicaにチャージしたタイミングは旅費交通費ではなく、いったん仮払金で仕訳して、実際に電車を利用したタイミングで仮払金を旅費交通費で仕訳します。

これは正直手間がかかる経費処理です。そこで、事業の交通費専用としてsuicaを準備することで、チャージした時点で交通費にすることが可能です。

ただし、この場合はあまりにも大きい金額を短期間で連続してチャージしていると当然税務署からの調査ポイントになります。間違ってもチャージした金額を他の目的で使わないようにしましょう。

チャージした金額を交通費に使っていることは、suicaの利用履歴を駅の券売機で出力できるので、手元に残しておくと完璧です。

以下のように上限や注意事項があるので詳細は交通機関のサイトで確認しておきましょう。

履歴印字は、直近のご利用分最大100件まで行います。なお、1日のご利用が21回以上の場合や改札機にしっかりタッチしていない場合等、一部印字できない場合があります。
ご利用から26週間を超えた履歴は印字できませんので、ご了承ください。
※履歴印字は、一部の駅や一部機種ではご利用になれません。
履歴表示・印字・残額表示｜JR東日本

いずれのルールで経費処理する場合でも、一年を通して一貫して同じルールで処理することが重要です。

また、大きな金額の交通費になればなるほど証拠能力が高い領収書が必要になります。新幹線など数千円を超える交通費は必ず領収書を発行する必要があるのは普通かと思いますが、少額であっても例えばタクシーは領収書が発行されるのが一般的です。

このように、一般的に領収書が発行できるものを発行せずに経費計上していると不正に計上している可能性を疑われることになるので少額であっても領収書は必要です。

事業でもプライベートでも使っている車を交通費として経費計上する場合の割合

厳密なルールを適用するならば、走行距離を細かくメモしておいて、距離で按分する方法があります。

平日は事業用、土日はプライベート用と明確に切り分けられる場合は7分の5が事業用として経費にすることができます。

接待でタクシーなどを利用した場合

移動は全て交通費になるわけではない一例です。取引先との会食会場に向かう電車やタクシー代など、接待の目的で移動する場合の交通費は旅費交通費ではなく接待交際費で経費処理します。

似たような話で、セミナーを開催して参加者に交通費を支給することがある場合、これは旅費交通費ではなく広告宣伝費で経費処理します。