出金伝票【書き方・記入例・領収書がない経費処理】

出金伝票を使うのは領収書がない場合

個人事業の経費に計上する場合、原則として領収書が必要です。正確な表現をすると「支出が事業に関連することを証明するエビデンス」が必要です。

出金伝票は冠婚葬祭のご祝儀や香典、電車の運賃など領収書をもらえない場合(もらいずらい場合)の経費処理の際に自分で作成するエビデンスです

出金伝票は100均などに売っているものをつかってもいいですし、エクセルでテンプレートを作成してパソコン入力しても問題ありません。

エビデンスとしての効果を高めるため、案内状など関連する書類がある場合は保管しておきましょう。

出金伝票を作成する場面

  • 結婚式や葬式の慶弔金
  • 電車やバスの運賃
  • 自動販売機で購入したドリンク代
  • 領収書をなくした場合
  • 取引先との飲み会で割り勘した場合

出金伝票の多用には要注意

領収書をなくした場合にも止む無しで出金伝票を作成して経費にすることができますが、あまり数が多かったり高額だったりすると客観的に見たときに正確な会計処理をしていないと判断される可能性があります。

領収書がない場合でも、出金伝票と関連した案内状、半券、見積書、発注書、請求書、取引履歴が分かるwebページなどがあれば合わせて保管しておきましょう。

出金伝票の書き方・記入例

出金伝票には以下の内容を記載しますが絶対ではありません。フォーマットには勘定科目がないものもあるので、いつどこで何の目的で支払ったかが明確になっていれば問題ありません。支払った内容(摘要欄)はできるだけ具体的に書くようにしましょう。

  • 支払った日付
  • 支払先
  • 支払った内容
  • 支払額
  • 勘定科目

出金伝票の書き方の具体例1

出金伝票の書き方の具体例1(接待交際費の場合)
こちらは取引先の結婚式に出席してご祝儀を支払った場合の出金伝票の書き方です。いつどこで誰の結婚式に出ていくら払ったかがわかるように書きましょう。

エビデンスとして、結婚式の案内状や席次表などを合わせて保管しておくとよいでしょう。

出金伝票の書き方の具体例2

出金伝票の書き方の具体例2(旅費交通費の場合)
領収書が出ない電車の運賃も出金伝票で処理できます。同じ日の旅費交通費は一枚の出金伝票にまとめておきます。

suicaやpasmoを使っている場合は利用明細書の印刷等でもエビデンスとして使えます。また、エクセルテンプレートを使ってまとめて明細を保存しておくのも手です。

どの方法で処理するにしても、年間を通じてやり方を統一して処理するようにしましょう。