本記事では、青色申告の帳簿について、つけ方（書き方）、帳簿の種類、必要な帳簿、保存期間、手書きと会計ソフトどちらがいいかについてまとめています。
青色申告者は10万円控除と65万円控除で帳簿のつけ方が異なる
| 発生・現金 | 簿記形式 | 提出書類 | 控除 |
|---|---|---|---|
| 現金主義 | 簡易簿記（単式簿記） | 確定申告書B 青色申告決算書 | 10万円 |
| 発生主義 | |||
| 発生主義 | 複式簿記 | 65万円 |
発生主義・現金主義
白色申告、青色申告共に帳簿のつけ方は原則発生主義により帳簿づけが必須になっていて、特例を受けた青色申告者のみ現金主義での帳簿づけが可能です。
発生主義とは「お金が動くことが確定したタイミングで売上や費用を計上する」帳簿のつけ方です。発生主義と現金主義については「発生主義・現金主義とは」に詳細をまとめています。
簿記形式
簿記には複式簿記と簡易簿記（単式簿記）の2種類がありますが、65万円の青色申告特別控除を受けるためには複式簿記の帳簿づけが必須になっています。
簡易簿記（単式簿記）は家計簿のような感覚で複式簿記と比べると難易度が低いので個人事業主一年目など簿記初心者にはおすすめです。簿記形式の詳細は「複式簿記・単式簿記とは」に詳細をまとめています。
提出書類
青色申告の提出書類は10万円控除であっても65万円控除であっても同じで、確定申告書Bと青色申告決算書が必要です。
それぞれの書類の書き方は「確定申告書Bの書き方」「青色申告決算書の書き方」を参考にしてください。
青色申告の帳簿の種類
帳簿は「主要簿」「補助簿」の2種類が存在し、補助簿は「補助元帳」「補助記入帳」に分類されます。
| 主要簿 | 総勘定元帳 | 仕訳帳の内容を勘定科目別にまとめた帳簿。 | |
| 仕訳帳 | 全ての仕訳を日付順にまとめた帳簿。 | ||
| 補助簿 | 補助元帳 | 売掛帳（得意先元帳） | 得意先ごとに口座（取引の内容を記載する場所。「勘定口座」ともいう。）を設け、商品などの掛売りや、売掛金の回収の状況を記載する帳簿。 |
| 買掛帳（仕入先元帳） | 仕入先ごとに口座を設け、商品などの掛買いや、買掛金の支払の状況を記載する帳簿。 | ||
| 商品有高帳 | 商品の残高や出し入れの状況を管理する帳簿。 | ||
| 補助記入帳 | 現金出納帳 | 事業用の現金の出し入れの状況を、取引順に記載する帳簿。現金売上や現金仕入を行った場合の売上帳と仕入帳も兼ねている。 | |
| 預金出納帳 | 事業用の銀行口座の出し入れの状況を、取引順に記載する帳簿。 | ||
| 手形記入帳 | 手形に関する帳簿。 | ||
| 売上帳 | 売上に関する帳簿。 | ||
| 仕入帳 | 仕入に関する帳簿。 | ||
日頃の帳簿づけはこれらの帳簿をつけることになりますが、手書きの場合、例えば現金の取引があった場合は現金出納帳に記載した内容を仕訳帳に転記するなど、帳簿の数が多いほど様々な切り口で情報をまとめることができる一方、手間が増えてしまうので、一度帳簿を付けると各帳簿に転記してくれる会計ソフトを導入するとこれらの問題が解決します。
会計ソフトで取引を仕訳帳に記帳すると、自動的に補助元帳や総勘定元帳に転記され、青色申告決算書や確定申告書Bも帳簿のデータ集計はボタン一つで出力が可能です。
作成が必要な帳簿は決まっているか？
どの業種でも必ず必要になる帳簿は主要簿の仕訳帳と総勘定元帳です。これらがないと青色申告に必要な貸借対照表や損益計算書が作成できません。
主要簿以外の補助簿に関しては必要に応じて作成すれば問題ないでしょう。基本的には仕訳帳の情報を取引先単位でまとめたり現金のみ抽出したもの等が補助簿になるので、会計管理上必要と感じるものを作成します。
何か必要かどうか判断が難しい場合は、やはり会計ソフトを導入すると仕訳と入力するだけですべて補助簿まで作成されるので、手書きと比べると非常に便利です。
青色申告の帳簿の保存期間
| 保存が必要な書類 | 保存期間 | |
|---|---|---|
| 帳簿 | 主要簿、補助簿 | 7年 |
| 決算書類 | 貸借対照表、損益計算書、棚卸表 | 7年 |
| 現金や預金の取引関連書類 | 領収書、小切手の控え、預金通帳、借用証 | 7年 |
| その他書類 | 見積書、注文書、納品書、送り状など事業に関連する書類 | 5年 |
青色申告者は上記のように帳簿を7年間保存しておく必要があります。保管義務を怠っていて税務調査で発覚した場合、最悪青色申告が取り消されて追徴課税の可能性もあります。
会計ソフトに入れている場合はバックアップを確実に取っておきましょう。パソコンが壊れた場合に備えてgoogleドライブなどクラウド上にもバックアップを保管しておくとよいでしょう。
また、注意したいのは帳簿以外にも領収書や預金通帳の明細データ、見積書などの取引関連書類についても保存義務がある点です。こちらも忘れないように保管しておきましょう。保存期間は、その年の翌年3月16日からカウントします。
帳簿の作成は手書きと会計ソフトどちらがいいか？
エクセルや手書きの帳簿づけは事前準備が楽な半面、最終的に確定申告書や青色申告決算書を作成するためにひと手間かかるのが問題です。多少コストはかかりますが会計ソフトを導入しておけば日々の帳簿をつけるだけで、申告書類の作成や帳簿の保存まで手間をかけずに対応できます。