振替伝票とは
振替伝票とは、現金以外の取引を記録するための伝票で、口座振替などの現金以外のお金の動きや債権債務、モノの動き等を記録することが目的です。
振替伝票の作成には、日付、借方・貸方勘定科目、金額、摘要を入力します。振替伝票、入金伝票、出金伝票を基にして総勘定元帳をはじめとする帳簿に転記することを記帳と言います。
振替伝票の意味と使い方の詳細
事業における取引を①現金が入ってくる取引、②現金が出ていく取引、③それ以外の3つの取引に分類します。振替伝票は③それ以外の取引をすべて処理するための伝票になります。
| 取引 | 使う伝票 | 使う勘定科目 |
|---|---|---|
| 現金が入ってくる取引 | 入金伝票 | 借方が「現金」 |
| 現金が出ていく取引 | 出金伝票 | 貸方が「現金」 |
| それ以外 | 振替伝票 | 借方・貸方共に現金以外 |
入金伝票の書き方と仕訳（現金が入ってくる取引）
書き方・記入例と仕訳の具体例を見てみましょう。この場合は入金伝票を作成します。
| 入金伝票 | ||
| 日付 | 2018/8/29 | |
| 入金先 | A社 | |
| 勘定科目 | 摘要 | 金額 |
| 売上 | 商品@500円×10個 | 5,000 |
紙の入金伝票の書き方はは以下のように記載します。
この入金伝票の仕訳は以下のとおりです。入金伝票の場合は常に借方が現金になります。
| 借方勘定科目 | 金額 | 貸方勘定科目 | 金額 |
|---|---|---|---|
| 現金 | 5,000 | 売上 | 5,000 |
出金伝票の書き方と仕訳（現金が出ていく取引）
書き方・記入例と仕訳の具体例を見てみましょう。この場合は出金伝票を作成します。
| 出金伝票 | ||
| 日付 | 2018/8/30 | |
| 入金先 | B書店 | |
| 勘定科目 | 摘要 | 金額 |
| 新聞図書費 | 参考書籍 | 2,000 |
紙の出金伝票の書き方は以下のように記載します。
この出金伝票の仕訳は以下のとおりです。出金伝票の場合は常に貸方が現金になります。
| 借方勘定科目 | 金額 | 貸方勘定科目 | 金額 |
|---|---|---|---|
| 新聞図書費 | 2,000 | 現金 | 2,000 |
振替伝票の書き方と仕訳（それ以外の取引）
書き方・記入例と仕訳の具体例を見てみましょう。現金の出入りがない取引は振替伝票を作成します。
| 借方勘定科目 | 金額 | 貸方勘定科目 | 金額 | 摘要 |
|---|---|---|---|---|
| 売掛金 | 500,000 | 売上 | 500,000 | C社への売上 |
紙の振替伝票の書き方は以下のように記載します。入金伝票や出金伝票は現金の勘定科目は固定なので記載しませんが、振替伝票は借方・貸方をどちらも書きます。
現金の取引に振替伝票は使えないのか？
結論は使えます。入金伝票、出金伝票、振替伝票の3つを使う記帳方法を3伝票制と言うのに対し、振替伝票だけで現金取引も合わせて記帳する方法を1伝票制といいます。
5伝票制は3伝票制のルールに加えて、仕入れ(買掛金)を仕入伝票に、売上(売掛金)を売上伝票で処理する伝票制です。
| 伝票制 | 使う伝票 |
|---|---|
| 1伝票制 | 振替伝票 |
| 3伝票制 | 振替伝票、入金伝票、出金伝票 |
| 5伝票制 | 振替伝票、入金伝票、出金伝票、仕入伝票、売上伝票 |
振替伝票と仕訳伝票の違い
仕訳伝票は伝票全般のことを指します。つまり、振替伝票は仕訳伝票の一部という位置づけになります。
手書きの振替伝票もエクセルも必要なし、会計ソフトに直接入力が正解
ここまで振替伝票の詳細を説明しましたが、結論、振替伝票は不要です。
今どき紙の伝票を一枚一枚書くのは非常に非効率ですし、結局集計作業をしないといけないので2度手間かつ間違う可能性が高まります。
振替伝票の手書きはどうしても個人事業や会社のルールとして必要な場合以外はなるべく避けるべきです。
ではどうするか？答えは「会計ソフトに直接データを入力する」が正解です。
エクセルにまとめる、でもいいですが、確定申告をするためには結局会計ソフトへのデータ入力が必要なので、エクセルも二度手間であることには変わりません。
エクセルにまとめる場合は、会計ソフトにそのまま取り込める形式にしてデータ整理しておきましょう。
freeeなどは会計ソフト側で取り込み用のエクセルテンプレートが用意されているので便利です。
振替伝票を使うことは必須ではないのでとにかく取引が全て正確に確定申告に反映されれば問題ないことを覚えておいてください。